Reduzir custos nas empresas: gestão e controlo dos stocks

Os stocks, também conhecidos como inventários ou existências, são um dos ativos circulantes mais importantes de uma empresa, pois suportam o negócio e o seu principal proveito, as vendas. Daí a importância de introduzir regras de controlo e gestão de stocks que maximizem as vendas dentro de um nível de serviço pré-estabelecido para o negócio, racionalizando ao indispensável o investimento financeiro e evitando o constante perigo de stocks parados e sem venda. Desta forma, as empresas vão conseguir reduzir as obsolescências e a fraca rotação, que as obrigam a constituir prejuízos relacionados com as imparidades geradas.

Os avanços nos setores de transporte e distribuição e as relações proativas entre fornecedores e clientes, são fundamentais para minimizar os problemas neste setor. Cada vez mais a espiral encomenda, transformação, armazenagem e distribuição pode reduzir os tempos de trânsito entre a encomenda e o fornecimento, as quantidades encomendadas e gerar períodos ótimos de encomenda, ou seja, estabelecer medidas de gestão que visem sobretudo que o investimento em stock seja feito para satisfazer os clientes e participar na geração normal de rentabilidades na empresa.

Ferramentas de controlo e gestão de stocks

As ferramentas de controlo e gestão de stocks proporcionam à empresa um maior controlo dos custos de investimento em capital circulante e a minimização de produtos obsoletos, descontinuados ou de fraca rotação, fornecendo dados que auxiliam na tomada de decisão na gestão diária dos stocks.

O que permite uma boa gestão de stocks?

De uma forma resumida, uma boa gestão dos stocks de uma empresa permite:

Ajustar o plano de compras atempadamente e adequar as necessidades de vendas do cliente ao nível de serviços que pretende estabelecer no mercado;

Assegurar que os artigos em stock asseguram x dias de vendas, garantindo o nível de serviço pretendido ao cliente;

Ajustar o stock de segurança aos fatores de sazonalidade significativos;

Criar um equilíbrio entre a quantidade económica de encomenda e o período ótimo de encomenda;

Estabelecer uma análise de categoria ABC: relação valor-volume;

Estabelecer uma relação entre encomenda e disponibilidade;

Fornecer informação relativa à procura do ano, ao custo fixo por encomenda, ao custo de posse do stock, ao erro na previsão da procura, ao lead time médio e aos stocks obsoletos e de baixa rotação.

No que consiste o sistema de melhoria contínua “just-in-time”?

A melhoria contínua “just-in-time” é uma arma fundamental na operação de segurança e controlo de stocks das empresas, pois permite eliminar os desperdícios de qualquer sistema e promover o bom desempenho do negócio.

Além disso, proporciona a minimização de todos os elementos do processo económico da empresa:

A qualidade dos produtos e serviços resulta numa maior confiança por parte do cliente;

A entrega conforme os requisitos do cliente implica uma maior capacidade de reação;

O custo da empresa de uma operação tem forçosamente de gerar valor ao cliente.

Como podemos ver, as atuais análises de redução de custo são armas fundamentais do “just-in-time”.

A importância das contagens físicas

As contagens físicas são um dos procedimentos de segurança e controlo mais importantes de qualquer sistema de controlo e gestão de stocks. Podemos ter as fórmulas mais sofisticadas de gestão de stocks que, se não controlarmos a sua existência real, vamos ter um penoso processo de geração de prejuízos. Há que controlar e salvaguardar o património.

Geralmente as empresas param a sua atividade de receção e expedição de produtos com o fim de não efetuarem movimentos duplicados, mas nem sempre é obrigatório fazê-lo.

É possível realizar as contagens físicas de inventário sem parar qualquer setor de atividade da empresa, ou seja, a mesma pode e deve continuar a funcionar como se nada se passasse. Assim as contagens de inventários deixam de gerar custos com horas extras e muitos outros, dos quais se salientam as vendas que se perdem.